Zarządzanie kalendarzem, zwane inaczej zarządzaniem czasem,
albo zarządzanie sobą w czasie, to obecnie jedna z częściej wymaganych
umiejętności efektywnego pracownika. Dzięki odpowiedniemu planowaniu zadań,
które należy wykonać, można znacznie skrócić czas wykonywania pracy,
równocześnie poświęcając na zadania mniej energii.
Należy zawsze przy tym pamiętać, iż nie jesteśmy w stanie
zaplanować całego swojego dnia. W literaturze można spotkać się z poglądem, że
efektywnie jesteśmy w stanie zaplanować jedynie 60% swojego dnia. W moim
odczuciu można nawet ok. 80% czasu dnia zaplanować.
Przy zarządzaniu sobą w czasie (bo to moim zdaniem najlepsze
określenie) należy pamiętać o kilku rzeczach:
1.
Nigdy nie planuj 100% czasu dnia – i tak się to
nie sprawdzi. Dzięki rezerwie czasowej niezaplanowanej mamy czas na tzw.
nieprzewidziane rzeczy lub można go inaczej wykorzystać,
2.
Staraj się grupować swoje zadania - znacznie
szybciej wykonamy 5 telefonów jeden po drugim, aniżeli przerywając je czytaniem
maili, pisaniem notatek, czy opracowywaniem raportu,
3.
Nie zostawiaj zbyt długiej przerwy między poszczególnymi
czynnościami,
4.
Jak coś można delegować innej osobie – zrób to. Cedowanie
zadań nie jest oznaką słabej jakości Twojej pracy. Bardzo duża część młodych
menagerów niestety ma tendencję do robienia wszystkiego samemu, ale przy
kumulacji wielu rzeczy do wykonania czasem staje się to fizycznie niewykonalne
(lub wykonalne, ale słabe jakościowo). Warto pamiętać, że nie da się samemu
wykonywać pracy całego zespołu – nawet gdyby tak było to po co jesteś
menagerem? 😊
5.
Nie marnuj czasu na układanie skomplikowanych
grafików i organizowanie swojego czasu. Warto pamiętać, że planowanie nie jest
sztuką samą w sobie. Nie planujmy każdej drobnostki jak wyjście na kawę czy do
toalety, bo zamiast oszczędzać czas dzięki planowaniu marnujemy go dużo więcej.
W planowaniu swojego dnia można wykorzystać różne narzędzia
pracy. Jedni wolą tradycyjny – papierowy kalendarz, a inni wolą wersję
elektroniczną. Postaram się poniżej po krótce je opisać.
Google Calendar. Jest dostępny przez każdą przeglądarkę
internetową, a dzięki przechowywaniu wszystkich danych na zdalnym serwerze, (a
nie na konkretnym komputerze), dostęp do planu jest możliwy z każdego miejsca,
z dowolnego komputera podpiętego do Internetu. W kalendarzu Google możemy
zawrzeć wiele różnych „kalendarzy”, które mogą być oznaczane różnymi kolorami.
Dzięki temu możemy zdecydować w jaki sposób chcemy grupować swoje zadania, np.:
·
Praca,
·
prywatne,
·
telefony,
·
oferty,
·
spotkania, itp.
Warto przy tym jednak zwrócić uwagę, by nie stworzyć zbyt
wielu kalendarzy, bo zbyt duża ilość kolorów nie sprzyja sprawnemu wyszukiwaniu
zadań, rozpraszając uwagę, a samo planowanie będzie zajmować wiele minut.
Każde zadanie może mieć ustawione przypomnienie - mailem,
okienkiem pop-up lub SMS-em. Z tego co wiem, to wszystkie przypomnienia są
bezpłatne, niezależnie od ich ilości.
Jest także możliwość współdzielenia określonych jego części
z innymi osobami, co może być przydatne np. jeśli pracujemy nad wspólnym
projektem i mamy zarówno wspólne, jak i oddzielne zadania, a także jeśli
jesteśmy czasowo uzależnieni od współpracowników. Wówczas taki wspólny
kalendarz pozwoli nam zaoszczędzić wiele czasu - zamiast denerwować się, że
kolega z innego pokoju jeszcze nie zrobił swojej części zadań, możemy
odpowiednio zaplanować swój dzień.
Kalendarz Google ma także ciekawą opcję dla osób
współpracujących z zagranicznymi firmami. Można w nim zaimplementować
kalendarze zawierające święta i dni wolne innych państw. Dzięki temu unikniemy
zdziwienia, że zaplanowaliśmy rozmowę z klientem z Niemiec czy Francji, czy też
pilny mail do centrali w Stanach na dzień, w którym w tamtych krajach jest
święto.
Oczywiście aplikacji do zarządzania czasem (kalendarzy,
to-do list, menedżerów zadań) jest bardzo dużo - zarówno w grupie płatnych, jak
i bezpłatnych narzędzi. Celowo ich tutaj nie wymienię ponieważ to nie jest
miejsce na reklamę, a zasady działania są bardzo zbliżone. Każdy powinien
dobrać taki, jaki będzie mu odpowiadał. Warto pamiętać przy tym, że z założenia
codziennie będziemy z niego korzystać.
A co pozostaje dla osób, których nie przekonuje komputerowy
kalendarz?
Oczywiście tradycyjne, papierowe kalendarze. Ale tu też
warto uważnie się przyjrzeć ofercie rynkowej i wybrać najlepszą dla siebie.
Przed dokonaniem wyboru warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
·
Czy ważna jest waga i wielkość, czy nie ma to
znaczenia?
·
Czy ważniejszy jest całodzienny czy całotygodniowy
widok?
·
Czy potrzebujemy więcej miejsca na notatki?
·
Czy zależy nam tylko na miejscu do wpisywania
zadań, czy ważne jest wyodrębnione miejsce na notatki przy każdym
dniu/tygodniu?
Im lepiej dobierzemy kalendarz do naszych potrzeb, tym
efektywniej (i chętniej) będziemy mogli planować nasze codzienne zadania.
Na koniec dodam jedną ważną uwagę: pamiętajmy, że akurat
czas jest czymś czego nie da rady cofnąć ani nadrobić. Warto nauczyć się jak
efektywnie nim zarządzać, żeby nie stracić żadnej cennej chwili i móc wszystko
ze sobą pogodzić
