Zarządzanie sobą w czasie

Zarządzanie kalendarzem, zwane inaczej zarządzaniem czasem, albo zarządzanie sobą w czasie, to obecnie jedna z częściej wymaganych umiejętności efektywnego pracownika. Dzięki odpowiedniemu planowaniu zadań, które należy wykonać, można znacznie skrócić czas wykonywania pracy, równocześnie poświęcając na zadania mniej energii.

Należy zawsze przy tym pamiętać, iż nie jesteśmy w stanie zaplanować całego swojego dnia. W literaturze można spotkać się z poglądem, że efektywnie jesteśmy w stanie zaplanować jedynie 60% swojego dnia. W moim odczuciu można nawet ok. 80% czasu dnia zaplanować.

Przy zarządzaniu sobą w czasie (bo to moim zdaniem najlepsze określenie) należy pamiętać o kilku rzeczach:

1.       Nigdy nie planuj 100% czasu dnia – i tak się to nie sprawdzi. Dzięki rezerwie czasowej niezaplanowanej mamy czas na tzw. nieprzewidziane rzeczy lub można go inaczej wykorzystać,

2.       Staraj się grupować swoje zadania - znacznie szybciej wykonamy 5 telefonów jeden po drugim, aniżeli przerywając je czytaniem maili, pisaniem notatek, czy opracowywaniem raportu,

3.       Nie zostawiaj zbyt długiej przerwy między poszczególnymi czynnościami,

4.       Jak coś można delegować innej osobie – zrób to. Cedowanie zadań nie jest oznaką słabej jakości Twojej pracy. Bardzo duża część młodych menagerów niestety ma tendencję do robienia wszystkiego samemu, ale przy kumulacji wielu rzeczy do wykonania czasem staje się to fizycznie niewykonalne (lub wykonalne, ale słabe jakościowo). Warto pamiętać, że nie da się samemu wykonywać pracy całego zespołu – nawet gdyby tak było to po co jesteś menagerem? 😊

5.       Nie marnuj czasu na układanie skomplikowanych grafików i organizowanie swojego czasu. Warto pamiętać, że planowanie nie jest sztuką samą w sobie. Nie planujmy każdej drobnostki jak wyjście na kawę czy do toalety, bo zamiast oszczędzać czas dzięki planowaniu marnujemy go dużo więcej.

W planowaniu swojego dnia można wykorzystać różne narzędzia pracy. Jedni wolą tradycyjny – papierowy kalendarz, a inni wolą wersję elektroniczną. Postaram się poniżej po krótce je opisać.

Google Calendar. Jest dostępny przez każdą przeglądarkę internetową, a dzięki przechowywaniu wszystkich danych na zdalnym serwerze, (a nie na konkretnym komputerze), dostęp do planu jest możliwy z każdego miejsca, z dowolnego komputera podpiętego do Internetu. W kalendarzu Google możemy zawrzeć wiele różnych „kalendarzy”, które mogą być oznaczane różnymi kolorami. Dzięki temu możemy zdecydować w jaki sposób chcemy grupować swoje zadania, np.:

·         Praca,

·         prywatne,

·         telefony,

·         oferty,

·         spotkania, itp.

Warto przy tym jednak zwrócić uwagę, by nie stworzyć zbyt wielu kalendarzy, bo zbyt duża ilość kolorów nie sprzyja sprawnemu wyszukiwaniu zadań, rozpraszając uwagę, a samo planowanie będzie zajmować wiele minut.

Każde zadanie może mieć ustawione przypomnienie - mailem, okienkiem pop-up lub SMS-em. Z tego co wiem, to wszystkie przypomnienia są bezpłatne, niezależnie od ich ilości.

Jest także możliwość współdzielenia określonych jego części z innymi osobami, co może być przydatne np. jeśli pracujemy nad wspólnym projektem i mamy zarówno wspólne, jak i oddzielne zadania, a także jeśli jesteśmy czasowo uzależnieni od współpracowników. Wówczas taki wspólny kalendarz pozwoli nam zaoszczędzić wiele czasu - zamiast denerwować się, że kolega z innego pokoju jeszcze nie zrobił swojej części zadań, możemy odpowiednio zaplanować swój dzień.

Kalendarz Google ma także ciekawą opcję dla osób współpracujących z zagranicznymi firmami. Można w nim zaimplementować kalendarze zawierające święta i dni wolne innych państw. Dzięki temu unikniemy zdziwienia, że zaplanowaliśmy rozmowę z klientem z Niemiec czy Francji, czy też pilny mail do centrali w Stanach na dzień, w którym w tamtych krajach jest święto.

Oczywiście aplikacji do zarządzania czasem (kalendarzy, to-do list, menedżerów zadań) jest bardzo dużo - zarówno w grupie płatnych, jak i bezpłatnych narzędzi. Celowo ich tutaj nie wymienię ponieważ to nie jest miejsce na reklamę, a zasady działania są bardzo zbliżone. Każdy powinien dobrać taki, jaki będzie mu odpowiadał. Warto pamiętać przy tym, że z założenia codziennie będziemy z niego korzystać.

A co pozostaje dla osób, których nie przekonuje komputerowy kalendarz?

Oczywiście tradycyjne, papierowe kalendarze. Ale tu też warto uważnie się przyjrzeć ofercie rynkowej i wybrać najlepszą dla siebie. Przed dokonaniem wyboru warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

·         Czy ważna jest waga i wielkość, czy nie ma to znaczenia?

·         Czy ważniejszy jest całodzienny czy całotygodniowy widok?

·         Czy potrzebujemy więcej miejsca na notatki?

·         Czy zależy nam tylko na miejscu do wpisywania zadań, czy ważne jest wyodrębnione miejsce na notatki przy każdym dniu/tygodniu?

Im lepiej dobierzemy kalendarz do naszych potrzeb, tym efektywniej (i chętniej) będziemy mogli planować nasze codzienne zadania.

Na koniec dodam jedną ważną uwagę: pamiętajmy, że akurat czas jest czymś czego nie da rady cofnąć ani nadrobić. Warto nauczyć się jak efektywnie nim zarządzać, żeby nie stracić żadnej cennej chwili i móc wszystko ze sobą pogodzić

Czy warto poznać swojego szefa?

Analogicznie jak w poprzednim poście chciałbym postawić pytanie o poznanie szefa (lub innego zwierzchnika) od strony prywatnej.

Z doświadczenia wiem, że są tacy ludzie, którzy chcieliby wiedzieć o nas dosłownie wszystko. I załóżmy, że mamy takiego szefa. W relacji kiedy jest się stroną podległą nie powinno się być osobą, która wyznacza granice w relacjach. Moim zdaniem to zadanie dla managera. Ale warto nad tym czuwać, bo to w końcu o nasze interesy chodzi (z punktu widzenia pracownika).

I tu pojawia się pytanie: co będzie jeżeli poznamy managera od prywatnej strony i okaże się, że nie jest to osoba z którą chcielibyśmy mieć cokolwiek wspólnego? Pojawia się tutaj problem.

Bliższe relacje na linii pracownik-szef mogą doprowadzić do problemów z wykonywaniem poleceń służbowych czy w prawidłowym koordynowaniu pracy pracownika. Dodatkowo, w moim odczuciu, mamy mniejszy respekt przed osobą, którą dobrze znamy niż obcą. Na więcej w takim przypadku można sobie pozwolić.

Kolejny problem będzie wtedy, kiedy pojawi się konflikt w tej relacji. Zarządzanie konfliktem jest bardzo rzadką cechą wśród kadry kierowniczej stąd jest często źle poprowadzony. Likwidacja naturalnych barier w relacjach pracownik-kierownik stwarza zatem duże ryzyko. Warto pamiętać przy tym, iż 3/4 przypadkach to pracownik zmienia pracę, a nie szef.

Dodatkowym bardzo ważnym problemem mogą być późniejsze relacje pracownik-pracownik. Koledzy lub koleżanki z pracy mogą nas źle odbierać lub nawet możemy stracić zaufanie w ich oczach. Skracając dystans do szefa automatycznie stajemy w opozycji do innych pracowników. Niestety ale tak to właśnie jest odbierane.

Stąd pozostaje otwarte to zagadnienie. z którym warto się zmierzyć lub przynajmniej chwilę się nad nim zastanowić.

Czy warto poznać swojego pracownika od strony prywatnej?

Tytuł dosyć ogólnikowy i nasuwający z góry jedną słuszną odpowiedź, ale chciałem zaprosić do szerszej dyskusji na ten temat. Moim zdaniem odpowiedź nie jest tak jasna i oczywista jakby mogło się wydawać.

Otóż podam prosty przykład z własnego życia: kiedyś chciałem poznać jednego z liderów mojego zespołu od strony prywatnej. Chciałem dowiedzieć się jaką osobą jest i jak zachowuje się u luźnych relacjach poza godzinami pracy. Wtedy wydawało mi się to dobrym pomysłem. Generalnie okazję do takich spotkań jak ktoś chce to znajdzie. Po jakimś czasie okazało się, że lider mojego zespołu sprzedażowego i przykładny pracownik okazał się wielkim rozczarowaniem jeżeli chodzi o życie prywatne. Mogłoby się wydawać, że po pracy to zupełnie inna - obca osoba.

Co gorsza (na własne życzenie) zatarłem pewne nieprzekraczalne wcześniej granice w relacjach kierownik-pracownik i część negatywnych zachowań z życia prywatnego zaczęła występować coraz częściej w pracy. Dodatkowo przeniosły się one na relacje pracownik-pracownik.

Rozluźnienie personalnych relacji negatywnie odbiło się na atmosferze w biurze oraz na rezultatach pracy pracownika i zespołu. Finał tej opowieści był taki, że po ok. 6 miesiącach pracownik zdecydował się zmienić pracę - ku ogólnemu zadowoleniu reszty zespołu.

I tak nauczyłem się że praca to praca, a życie prywatne to życie prywatne. Obie te sfery życia nie powinny się przeplatać, ponieważ mogą na siebie negatywnie oddziaływać. W tym przypadku życie prywatne źle wpłynęło na pracę, ale mogło by być także odwrotnie. Jeżeli ktoś nie umie "odseparować" pracy od życia prywatnego to jest to bardzo duży problem w dłuższej perspektywie czasu.

Wydaje mi się, że nie ma (lub jest bardzo mało) firm, które uczą ludzi jak oddzielić pracę od życia. Jednocześnie duża część kadry zarządzającej nie posiada kompetencji do przekazania wiedzy w tym zakresie dla swoich pracowników.